Guide d'utilisation de SmartArchive. Ce guide présente les principales fonctionnalités de la plateforme et explique, étape par étape, comment les utiliser au quotidien.
Le module Courriers reçus vous permet de gérer l'ensemble des courriers qui arrivent dans votre entreprise. Chaque courrier est enregistré, numérisé et suivi tout au long de son traitement, jusqu'à son archivage.
Depuis la page Courriers reçus, cliquez sur le bouton d'ajout puis renseignez les informations du courrier : expéditeur, objet, date de réception et référence. Vous pouvez joindre le document numérisé (PDF ou image) pour le conserver dans l'archive.
Une fois le courrier enregistré, vous pouvez l'affecter à un membre de votre équipe pour traitement. La personne affectée reçoit une notification et retrouve le courrier dans sa liste de tâches.
Chaque courrier suit un cycle de vie : reçu, en traitement, traité, archivé. Mettez à jour le statut au fur et à mesure pour que toute l'équipe sache où en est le traitement.
Les courriers traités sont archivés et restent accessibles à tout moment. Utilisez la barre de recherche et les filtres (date, expéditeur, statut, référence) pour retrouver rapidement un courrier.
Le module Courriers envoyés centralise tous les courriers sortants de votre entreprise. Vous gardez une trace de chaque envoi, de sa création jusqu'à la confirmation de réception par le destinataire.
Créez un nouveau courrier sortant en indiquant le destinataire, l'objet, la date d'envoi et la référence. Le courrier est automatiquement numéroté et ajouté au registre des envois.
Ajoutez au courrier une ou plusieurs pièces jointes (copie du courrier signé, annexes, justificatifs). Ces documents restent liés au courrier et consultables depuis sa fiche.
Lorsque le destinataire confirme la réception, enregistrez l'accusé de réception sur la fiche du courrier. Vous pouvez ainsi vérifier en un coup d'œil quels envois sont confirmés et lesquels sont en attente.
L'espace Documents est la bibliothèque centrale de votre entreprise. Tous vos fichiers importants (contrats, factures, rapports, notes internes) y sont stockés de manière sécurisée et organisée.
Importez vos fichiers par glisser-déposer ou via le bouton d'import. Les formats courants sont pris en charge (PDF, Word, Excel, images). Chaque document peut être décrit par un titre et des informations complémentaires.
Classez vos documents dans des catégories et dossiers adaptés à votre organisation (comptabilité, ressources humaines, juridique, etc.). Une bonne organisation facilite la navigation et les recherches futures.
La recherche ne se limite pas au titre : elle explore aussi le contenu des documents. Tapez un mot-clé et retrouvez tous les documents qui le contiennent, même dans le corps du texte.
Partagez un document avec un ou plusieurs membres de votre espace. Vous contrôlez qui peut consulter chaque document, afin de garder les informations sensibles accessibles aux seules personnes concernées.
La section Membres vous permet de gérer les personnes qui ont accès à votre espace SmartArchive. Vous décidez qui peut rejoindre l'espace et quelles actions chacun est autorisé à effectuer.
Envoyez une invitation par e-mail à un collaborateur. Il recevra un lien pour créer son compte et rejoindre automatiquement votre espace d'entreprise.
Attribuez un rôle à chaque membre (administrateur, gestionnaire, utilisateur…). Le rôle détermine ce que la personne peut voir et faire : gérer les courriers, importer des documents, administrer les paramètres, etc.
Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, désactivez son compte pour lui retirer l'accès à l'espace. Ses actions passées et les documents qu'il a traités restent conservés dans l'historique.
La page Paramètres regroupe la configuration de votre espace : informations de l'entreprise, abonnement et préférences de notification. Seuls les administrateurs peuvent modifier ces réglages.
Mettez à jour les informations de votre entreprise : nom, logo, adresse, coordonnées. Ces informations apparaissent sur votre espace et dans les documents générés.
Consultez votre formule actuelle, changez de plan ou mettez à jour votre moyen de paiement. L'historique de vos factures est disponible à tout moment depuis cette page.
Choisissez les événements pour lesquels vous souhaitez être averti (nouveau courrier, affectation, partage de document) et le canal de notification à utiliser.
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Consultez le centre d'aide